958 92 011

DIGITALISERING
FOR KIS KOMPETANSE AS

Tunge manuelle prosesser kan digitaliseres!

Vår kunde KIS Kompetanse AS er en av Norges ledende kursleverandører innen offshore, bygg og anleggsindustrien. Hvert år skal ca 6500 kandidater igjennom en streng godkjenningsprosess for å få sine kompetanse og kursbevis.

For hver kursdeltaker som deltar på en av KIS Kompetanse AS sine kurs og fagprøver, skal en sensor vurdere kompetanse og ferdigheter og bekrefte dette skriftlig i sensorskjema. Dette er en nøysom prosess, og myndighetene stiller strenge krav til dokumentering.

«KIS Kompetanse er veldig fornøyd med teamet i Netovo AS. De følger oss som kunde opp på en strålende måte og vi føler oss ivaretatt. Spesielt må vi trekke frem at siden det blir gjort omstruktureringer i selskapet har vi sett en stor forbedring på responstid!»

Utfordringen

KIS Kompetanse AS kom til oss i Netovo med en utfordring: «Hvordan kan vi tilfredsstille myndighetskravene til dokumentasjon samtidig som vi forenkler hele denne tungvinte prosessen?»

Da vi tok en gjennomgang av alle leddende i prosessen erfarte vi at både administrasjon, instruktører og sensorer brukte unødvendig mye tid til å behandle dokumentasjon manuelt.

Sensorskjema skulle finnes frem, de skulle fylles ut, scannes inn, for så å legges på rett plass i KIS sitt IT-system. For hver kandidat som fullførte et kurs, skulle det produseres et kompetanse/kursbevis. Her var det ikke rom for feil.

Prosessen

En digitaliseringsprosess styres av konkrete verdier og i hvilken grad det kan erstatte noe effektivt nok til at det blir lønnsomt. Derfor stilte vi oss spørsmålene: Kunne dette effektiviseres? Kunne vi kutte ut ledd og gjøre hele prosessen enklere, raskere og sikrere?

Så snart disse spørsmålene var besvart på en tilfredsstillende måte ble vi enige om å starte en digitaliseringsprosess. I tett dialog med KIS Kompetanse AS startet vi arbeidet med å gå igjennom all dokumentasjon og alle manuelle prosesser. Disse manuelle prosessene ble deretter testet grundig mot våre teorier for hvordan det kunne la seg gjøre. Konklusjonen ble en helhetlig digital versjon av hele prosessen som ble koblet opp mot eksisterende kursplattform.

Løsningen

KIS Kompetanse AS har nå en fullt ut digitalisert versjon av kurs og godkjenningsprosessen. Når en ny deltaker stiller på et kurs, ligger allerede relevante skjema klar til utfylling digitalt, og sensor kan foreta hele vurderingen og godkjenningsprosessen på nettbrett. Ved ferdig utfylt skjema, klikker sensor send og dokumentene legger seg direkte inn på kandidat sin CV som pdf dokumenter. Kursbevis er nå allerede sendt til kandidatens e-post og kandidatens kompetansebevis ligger klar til utstedelse i systemet.


Vi er svært takknemlig for oppdraget og at vi fikk ta del i denne digitaliseringsprosessen. Slike prosesser gir oss mye bransjekunnskap og med dette oppdraget har vi opparbeidet oss en enda større kompetanse på slike prosesser.

Har du manuelle prosesser du gjerne ville hatt digitalisert og effektivisert? Ta kontakt med marianne@netovo.no for et uforpliktende møte!

Del gjerne